Helppo tapa kerätä kulukorvaukset
Kululaskut.fi on yhdistyksille, pienyrityksille ja muille yhteisöille suunniteltu työkalu helpottamaan kulukorvausten käsittelyä. Se sujuvoittaa kulukorvausten tekemistä, käsittelyä sekä maksamista.
Kululaskut.fi on yhdistyksille, pienyrityksille ja muille yhteisöille suunniteltu työkalu helpottamaan kulukorvausten käsittelyä. Se sujuvoittaa kulukorvausten tekemistä, käsittelyä sekä maksamista.
Palvelun avulla kululaskun tekijä voi lähettää kuitin ostoksestaan suoraan rahastonhoitajalle tarvittavien tietojen kera.
Kululaskut.fi on suunniteltu täyttämään yhdistystoiminnan tavanomaiset tarpeet.
Palvelun avulla kulu- ja kilometrikorvausten käsittely on vaivatonta, eikä käyttäjien tarvitsee opetella uutta monimutkaista järjestelmää.
Tavoitteena helpompi taloushallinto
Alunperin loimme palvelun helpottamaan omaa yhdistystoimintaamme. Vuosien varrella siitä on kasvanut satojen yhdistysten suosima ratkaisu. Syksyllä 2023 julkaisimme uuden, modernin version palvelusta.
Palvelu helpottaa rahastonhoitajan työtä – ajansäästö on merkittävä verrattuna paperilomakkeisiin tai sähköpostitteluun
Loimme palvelun, jota kaikki yhdistyksen jäsenet osaavat käyttää ilman erillisiä ohjeita
Palvelu täyttää modernit tietoturvakäytännöt. Yhteys palveluun on aina salattu ja otamme varmuuskopiot päivittäin.
Ensimmäiset asiakkaamme ovat käyttäneet palvelua jo vuosikymmenen. Asiakastyytyväisyytemme on huippuluokkaa!
"Jo ensimmäisen käyttövuoden aikana lähes 600 tiliöinnistä saimme yli 90 % sähköisenä. Suosittelen lämpimästi!"
"Palvelu on nopeuttanut ja helpottanut kulukorvausten käsittelyä merkittävästi. Yhdistyksemme jäsenet ja rahastonhoitaja kiittävät!"
Hinnoittelumme on yksinkertainen: kiinteä vuosihinta sisältää kaikki ominaisuudet ilman rajoituksia.
Yksi vuosihinta, kaikki ominaisuudet
Jokaisella yhdistyksellä on oma verkkolomake kululaskun tekoa varten (saat osoitteen omalta taloudenhoitajaltasi). Korvauksen tekijä täyttää ensin sivulle nimensä, yhteystietonsa ja tilinumeronsa. Tiedot voi myös tallentaa selaimeen, jolloin esimerkiksi tilinumeroa ei tarvitse joka kerta kaivaa uudelleen.
Seuraavaksi kululaskun tekijä lisää tarvittavat rivit kululaskuun. Rivit voivat olla menoja (normaali kululasku) tai tuloja (esim. saatu ennakko). Lisäksi palvelussa voi tehdä kilometrikorvauksia, jos yhdistys on ottanut ne käyttöön.
Jokaiseen riviin liitetään kuvaus, summa, sekä kuittitieodstot. Kuitit on helppo kuvata esim. älypuhelimella.
Palvelu laskee rivien summan ja ilmoittaa, kuinka paljon korvauksen tekijälle korvataan tai hänen tulee korvata yhdistykselle. Jos saajana on yhdistys, antaa palvelu lopuksi korvauksen tekijälle maksutiedot. Lopuksi korvauksen tekijä saa ilmoituksen sähköpostiinsa onnistuneesta hakemuksesta.
Kun kulukorvauspyyntö on lähetetty, saa yhdistyksen taloudenhoitaja siitä ilmoituksen sähköpostiinsa. Taloudenhoitaja voi omassa näkymässään tarkastella kuittiin liittyviä tietoja, jotka kulukorvauksen tekijä on korvausta tehdessään syöttänyt. Perehdyttyään kulukorvaukseen taloudenhoitaja voi joko hyväksyä tai hylätä kuitin. Lisäksi on mahdollisuus myös tehdä muokkauksia, jos esimerkiksi jokin summa ei vastaa kuitissa olevaa tai taloudenhoitaja haluaa täsmentää rahojen käyttötarkoitusta kirjanpitoa varten tai pyytää paremman kuvan kuitista. Kulukorvauksen tekijä saa sähköpostilla ohjeet kululaskun täydentämiseksi. Näin vältytään siltä, että koko kululaskua ei tarvitse yhden virheen takia täyttää uudelleen.
Kun kululasku on hyväksytty, se siirtyy arkistoon, josta taloudenhoitaja ja muut hallintaoikeudet voivat sitä myöhemmin tarkastella. Korvauksen tekijä saa myös sähköpostia kulukorvauksensa hyväksymisestä. Jos yhdistyksessä eri henkilöt maksavat kululaskut, he voivat myös tilata ilmoitukset sähköpostiinsa, kun uusia hyväksyttyjä kululaskuja on odottamassa maksua.
Hyväksytyt kululaskut saavat automaattisesti virtuaaliviivakoodin, joka sisältää korvauksen tekijän tiedot maksamista varten. Taloudenhoitaja voi vaivattomasti kopioida sen verkkopankin kenttään, jolloin tilinumero, summa, viite ja eräpäivä täyttyvät automaattisesti.
Kirjanpitoaineiston, kuten kululaskujen tositteet, voi säilöä sähköisesti. Seuraavien ehtojen on täytyttävä:
Kululaskut.fi huolehtii yllä olevien ehtojen täyttymisestä ja kuittien asianmukaisesta säilytyksestä kirjanpitolain vaatiman ajan (6 vuotta). Käytämme Suomessa sijaitsevia pilvipalvelimia, ja varmuuskopioimme tiedot toiseen EU-maahan. Kun tilikausi lukitaan, ei siihen liitettyjä kululaskuja voi enää muokata.
Palveluun ladatut kuitit ovat siis sellaisenaan riittäviä arkistointiin. Halutessanne voitte tietysti ladata kululaskuihin liittyvät tiedostot myös itsellenne talteen.
Kuitit ja tositteet säilytetään, vaikka palvelu irtisanottaisiin kuittien säilytysaikana.
Samoin palvelun hallintapaneelin ja esimerkiksi tilinpäätöstietojen muokkaaminen onnistuu tilauksen päättymisen jälkeen – ainoastaan uusia kulukorvauksia ei pysty tekemään tai käsittelemään.
30 päivän kokeilujakson jälkeen lähetämme automaattisesti laskun, mutta jos päätätte olla ottamatta palvelua käyttöön, olkaa yhteydessä ja perumme laskun.
Ota yhteyttä ja sovitaan asiasta tapauskohtaisesti: info@kululaskut.fi