Kululaskut.fi lyhyesti – miten se toimii?

23.3.2015

Kun tilität kuitin Kululaskut.fi-palvelussa, mitä tapahtuu ennen kuin rahat siirtyvät tilillesi? Tässä artikkelissa avaamme kulukorvauksen matkan sen tekijältä taloudenhoitajalle.

1. Kulukorvauksen tekijä täyttää lomakkeen

Jokaisella yhdistyksellä on oma verkkolomake kululaskun tekoa varten (saat osoitteen omalta taloudenhoitajaltasi). Korvauksen tekijä täyttää ensin sivulle nimensä, yhteystietonsa ja tilinumeronsa. Tiedot voi myös tallentaa selaimeen, jolloin esimerkiksi tilinumeroa ei tarvitse joka kerta kaivaa uudelleen.

Seuraavaksi on valittavana kaksi vaihtoehtoa: lisää kulu tai lisää tulo. Molemmissa on sama perusrakenne: korvauksen tekijä valitsee kategorian, johon kulu tai tulo sopii. Näitä kategorioita taloudenhoitaja voi ennalta määritellä hallintanäkymän kautta. Lisäksi tarvitaan kuva kuitista sekä sen summa. Kuittien oikeaoppista kuvaamista käsittelemme tarkemmin seuraavassa postauksessamme, mutta tärkeintä on, että kuva on selkeä ja siitä käy ilmi mitä on ostettu ja milloin. Koko kuitin pitää siis näkyä kuvassa.

Huomionarvoista on, että samaan kulukorvaukseen voi lisätä useita kuluja ja tuloja. Palvelu laskee niiden summan ja ilmoittaa, kuinka paljon korvauksen tekijälle korvataan tai hänen tulee korvata yhdistykselle. Jos saajana on yhdistys, antaa palvelu lopuksi korvauksen tekijälle maksutiedot. Lopuksi korvauksen tekijä saa ilmoituksen sähköpostiinsa onnistuneesta korvauksesta sekä linkin, josta hän voi käydä tarkastelemassa korvauksensa tietoja.

2. Taloudenhoitaja käsittelee kulukorvauksen

Kun kulukorvauspyyntö on lähetetty, saa yhdistyksen taloudenhoitaja siitä ilmoituksen sähköpostiinsa. Taloudenhoitaja voi omassa näkymässään tarkastella kuittiin liittyviä tietoja, jotka kulukorvauksen tekijä on korvausta tehdessään syöttänyt. Perehdyttyään kulukorvaukseen taloudenhoitaja voi joko hyväksyä tai hylätä kuitin. Lisäksi on mahdollisuus myös tehdä muokkauksia, jos esimerkiksi jokin summa ei vastaa kuitissa olevaa tai taloudenhoitaja haluaa täsmentää rahojen käyttötarkoitusta kirjanpitoa varten.

Jos kululaskussa on virheitä tai puutteita, voi taloudenhoitaja palauttaa kululaskun sen tekijälle korjattavaksi. Mukaan on mahdollista liittää saateteksti, kuten ”Ruokakuitin kuva on sumea, otathan uuden”. Kulukorvauksen tekijä saa sähköpostilla ohjeet kululaskun täydentämiseksi. Näin vältytään siltä, että koko kululaskua ei tarvitse yhden virheen takia täyttää uudelleen.

Kun kululasku on hyväksytty, se siirtyy arkistoon, josta taloudenhoitaja ja muut hallintaoikeudet voivat sitä myöhemmin tarkastella. Korvauksen tekijä saa myös sähköpostia kulukorvauksensa hyväksymisestä. Hylätyt kululaskut poistuvat järjestelmästä.

3. Kululasku maksetaan

Hyväksytyt kululaskut saavat automaattisesti virtuaaliviivakoodin, joka sisältää korvauksen tekijän tiedot maksamista varten. Taloudenhoitaja voi vaivattomasti kopioida sen verkkopankin kenttään, jolloin tilinumero, summa, viite ja eräpäivä täyttyvät automaattisesti.