Uudistuksia palvelussa: Mahdollisuus merkitä kululaskut maksetuksi

31.7.2017

Palveluun on lisätty muutamia käyttäjien toivomia uudistuksia. Kululaskut on nykyään mm. mahdollista merkitä erikseen maksetuksi hyväksymisen jälkeen.

1) Mahdollisuus merkitä kululaskut erikseen maksetuksi

Kululaskut on nykyään mahdollista merkitä erikseen maksetuksi hyväksymisen jälkeen. Tämä helpottaa erityisesti yhdistyksiä, joissa laskut hyväksyy ja maksaa eri henkilö.

Maksettu-merkintä ei muuta kululaskujen uudet/hyväksytyt-jaottelua, vaan on ns. lisämerkintä hyväksytyille kululaskuille. Kululaskun hyväksyminen on vaihe, jolloin kuittikuvat ja kululaskun tiedot tulee tarkastaa. Hyväksymisen jälkeen kululaskua ei voi enää juurikaan muokata, joten tältä osin palvelu toimii kuten aikaisemminkin. Maksettu-merkintää ei ole pakko alkaa käyttämään, sillä hyväksyminen riittää kululaskun tallentamiseen tilinpäätöstietoihin.

Maksumerkintä tehdään oletuksena kuluvalle päivälle, ja sitä voi jälkikäteen muokata tai poistaa “muokkaa kululaskua” -toiminnon kautta.

2) Sähköposti-ilmoitukset hyväksytyistä kululaskuista

Kaikki organisaation käyttäjät pystyvät nyt tilaamaan erikseen sähköposti-ilmoitukset kululaskujen hyväksymisestä. Aiemmin ilmoitukset olivat saatavilla vain uusista kululaskuista.

Kaikkia omia ilmoitusasetuksia voi säätää tuttuun tapaan Omat tiedot -sivulla. Oletuksena uudet sähköposti-ilmoitukset ovat pois päältä kaikilla käyttäjillä.

3) Edellinen/seuraava-napit kululaskujen selaamiseen

Yksittäisten kululaskujen selaamista on helpotettu yläreunan edellinen/seuraava-linkkien avulla.

– – –

Kaikki edellä mainitut uudistukset ovat syntyneet käyttäjien toiveiden perusteella. Kiitos kaikille palautetta antaneille! Toivomme, että annatte myös vastaisuudessa rohkeasti palautetta palvelustamme.

Aurinkoista loppukesää!

Uusia ominaisuuksia Kululaskut.fi:ssä

23.3.2016

Olemme viime aikoina lisänneet palveluun paljon uusia ominaisuuksia – tässä muutama niistä.

Uudet ominaisuudet

  • Kilometrikorvaustoiminto kaikille asiakkaille
  • Suojattu https-yhteys hallintapaneeliin
  • Mahdollisuus ottaa kululaskuista tulosteita ja viedä niitä muihin palveluihin CSV-muodossa
  • Kululaskun hyväksyjän nimi ja päivämäärä tallentuu palveluun
  • Tositekuvien kääntämistä parannettu mobiililaitteilla

Muuttuneet toiminnallisuudet

  • Ns. tuottotilityksen yhteydessä käyttäjä ei saa enää maksutietoja suoraan, vaan vasta kun kululasku on hyväksytty. Tällöin taloudenhoitajalla on mahdollisuus tarkastaa tilitykset ennen maksua.

Kululaskut.fi lyhyesti – miten se toimii?

23.3.2015

Kun tilität kuitin Kululaskut.fi-palvelussa, mitä tapahtuu ennen kuin rahat siirtyvät tilillesi? Tässä artikkelissa avaamme kulukorvauksen matkan sen tekijältä taloudenhoitajalle.

1. Kulukorvauksen tekijä täyttää lomakkeen

Jokaisella yhdistyksellä on oma verkkolomake kululaskun tekoa varten (saat osoitteen omalta taloudenhoitajaltasi). Korvauksen tekijä täyttää ensin sivulle nimensä, yhteystietonsa ja tilinumeronsa. Tiedot voi myös tallentaa selaimeen, jolloin esimerkiksi tilinumeroa ei tarvitse joka kerta kaivaa uudelleen.

Seuraavaksi on valittavana kaksi vaihtoehtoa: lisää kulu tai lisää tulo. Molemmissa on sama perusrakenne: korvauksen tekijä valitsee kategorian, johon kulu tai tulo sopii. Näitä kategorioita taloudenhoitaja voi ennalta määritellä hallintanäkymän kautta. Lisäksi tarvitaan kuva kuitista sekä sen summa. Kuittien oikeaoppista kuvaamista käsittelemme tarkemmin seuraavassa postauksessamme, mutta tärkeintä on, että kuva on selkeä ja siitä käy ilmi mitä on ostettu ja milloin. Koko kuitin pitää siis näkyä kuvassa.

Huomionarvoista on, että samaan kulukorvaukseen voi lisätä useita kuluja ja tuloja. Palvelu laskee niiden summan ja ilmoittaa, kuinka paljon korvauksen tekijälle korvataan tai hänen tulee korvata yhdistykselle. Jos saajana on yhdistys, antaa palvelu lopuksi korvauksen tekijälle maksutiedot. Lopuksi korvauksen tekijä saa ilmoituksen sähköpostiinsa onnistuneesta korvauksesta sekä linkin, josta hän voi käydä tarkastelemassa korvauksensa tietoja.

2. Taloudenhoitaja käsittelee kulukorvauksen

Kun kulukorvauspyyntö on lähetetty, saa yhdistyksen taloudenhoitaja siitä ilmoituksen sähköpostiinsa. Taloudenhoitaja voi omassa näkymässään tarkastella kuittiin liittyviä tietoja, jotka kulukorvauksen tekijä on korvausta tehdessään syöttänyt. Perehdyttyään kulukorvaukseen taloudenhoitaja voi joko hyväksyä tai hylätä kuitin. Lisäksi on mahdollisuus myös tehdä muokkauksia, jos esimerkiksi jokin summa ei vastaa kuitissa olevaa tai taloudenhoitaja haluaa täsmentää rahojen käyttötarkoitusta kirjanpitoa varten.

Jos kululaskussa on virheitä tai puutteita, voi taloudenhoitaja palauttaa kululaskun sen tekijälle korjattavaksi. Mukaan on mahdollista liittää saateteksti, kuten ”Ruokakuitin kuva on sumea, otathan uuden”. Kulukorvauksen tekijä saa sähköpostilla ohjeet kululaskun täydentämiseksi. Näin vältytään siltä, että koko kululaskua ei tarvitse yhden virheen takia täyttää uudelleen.

Kun kululasku on hyväksytty, se siirtyy arkistoon, josta taloudenhoitaja ja muut hallintaoikeudet voivat sitä myöhemmin tarkastella. Korvauksen tekijä saa myös sähköpostia kulukorvauksensa hyväksymisestä. Hylätyt kululaskut poistuvat järjestelmästä.

3. Kululasku maksetaan

Hyväksytyt kululaskut saavat automaattisesti virtuaaliviivakoodin, joka sisältää korvauksen tekijän tiedot maksamista varten. Taloudenhoitaja voi vaivattomasti kopioida sen verkkopankin kenttään, jolloin tilinumero, summa, viite ja eräpäivä täyttyvät automaattisesti.

Yhdistyksen kirjanpitoaineiston koneellinen säilyttäminen

14.3.2015

Lyhyesti ja ytimekkäästi: kyllä, kirjanpitoaineiston voi säilöä sähköisessä muodossa.

Palveluumme liittyen usein esitetään kysymys, onko kirjanpitoaineiston, eli esimerkiksi kululaskuihin liittyvien tositteiden, paperiton säilyttäminen sallittua. Perinteisesti koko aineisto on koottu fyysisesti yhteen kansioon, mutta nykyään myös koneellinen säilytys onnistuu.

Kirjanpitoaineiston säilyttämistä määrittää ensisijaisesti kirjanpitolaki. Sen 2. luvun 10 §:ssa todetaan seuraavaa:

Tilikauden tositteet, liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto ja koneellisen kirjanpidon täsmäytysselvitykset sekä muu kuin 1 momentissa mainittu kirjanpitoaineisto on säilytettävä vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt, tositteet kirjausjärjestyksessä tai muutoin siten, että tositteiden ja kirjausten välinen yhteys voidaan vaikeuksitta todeta.

Lisäksi aiheesta on kirjoitettu kirjanpitolautakunnan yleisohjeessa kirjanpidon menetelmistä ja aineistosta.

4.5.2 Kirjanpitoaineiston siirto pysyvään säilytykseen tai kirjanpitoaineiston muokkaus pysyvään säilytykseen soveltuvaksi sekä tietosisällön oikeellisuuden tarkastus

Kirjanpitoaineisto voidaan tilinpäätöksen laatimisaikana joko:

  • siirtää vähintään kahdelle erilliselle tietovälineelle
  • saatettava pysyvään säilytykseen soveltuvaan muotoon tai
  • tulostaa paperille

Kirjanpitovelvollinen voi myös soveltaa yllä mainittujen menettelyjen yhdistelmiä.

Jos kirjanpitoaineisto siirretään pysyvää säilytystä varten kahdelle koneelliselle tietovälineelle, kummankin tietovälineen tietosisällön oikeellisuus on tarkistettava. Kirjanpitovelvollisen tulee varmistua tietojen oikeellisuudesta ja siitä, että kaikki tositteet ja kirjanpitomerkinnät on siirretty näille tietovälineille. Kirjanpitovelvollisen tulee varmistua pistokokein, että kirjanpitoaineisto on saatettavissa selväkieliseen muotoon.

Kirjanpitovelvollinen voi myös käsitellä tilikauden aikaiseen säilytykseen käytettävillä tietovälineillä olevaa tietosisältöä siten, että sen muuttumattomuus voidaan osoittaa pysyvän säilytyksen ajan. Tällöin tietoja ei tarvitse erikseen siirtää erilliselle tietovälineelle, mutta kirjanpitovelvollisen on tarkistettava tietojen oikeellisuus tietojen muokkauksen jälkeen.

Mitä ohjeet käytännössä tarkoittavat?

Lyhyesti sanottuna, seuraavien ehtojen on täytyttävä:

  • Kirjanpitoaineisto on pystyttävä muuttamaan selväkieliseen muotoon.
  • Kirjanpitoaineisto on säilytettävä Suomessa tai toisessa EU-maassa, jos siihen taataan tosiaikainen tietokoneyhteys.
  • Kirjanpitoaineisto on säilytettävä kahdella eri tallennusvälineellä, jotka eivät sijaitse samoissa tiloissa.
  • Kirjanpitoaineistoa tulee säilyttää siten, että sen sisältöä ei voida muuttaa tai muuttaminen jälkikäteen voidaan havaita.

Kululaskut.fi-palvelussa aineisto on tallennettu niin yleisesti käytössä olevilla tiedostomuodoilla (kuvat ja pdf-tiedostot), että ne ovat varmasti selväkielisesti luettavissa lain vaatiman kuuden vuoden ajan. Aineistoa säilytetään kahdella (eri EU-maissa sijaitsevilla) pilvipalvelimella, joihin taataan jatkuva internet-yhteys. Kirjanpitoaineiston säilyttäminen on järjestetty siten, että sen mahdollinen muuttaminen jälkikäteen on havaittavissa.

Lyhyesti sanottuna: Kululaskut.fi mahdollistaa kululaskujen tositteiden liittämisen kirjanpitoon koneellisesti lakien ja ohjeistuksien vaatimalla tavalla. Mikään ei tietenkään estä taloudenhoitajaa esim. tulostamasta tositteita palvelusta ja liittämään niitä edelleen fyysisesti kirjanpitoon, jos jostain syystä se koetaan helpommaksi ratkaisuksi.

Vastaamme mielellämme lisäkysymyksiin aiheesta: tuki@kululaskut.fi